Kích thước kho hàng có thể ảnh hưởng đến nhu cầu về WMS; các hoạt động ở quy mô lớn hơn có nhiều khả năng được hưởng lợi hơn từ một giải pháp. Tuy nhiên, sự phức tạp của kho hàng, thường do các loại đơn vị được xử lý và số lượng quy trình, thường dẫn đến quyết định đầu tư cho một WMS hơn, Dan Gilmore, giám đốc tiếp thị của Softeon, một nhà cung cấp giải pháp chuỗi cung ứng, cho biết.

Việc chọn hàng “eaches”, điển hình với bán hàng thương mại điện tử, có xu hướng phức tạp hơn các hoạt động pallet. Tương tự, nhiều loại sản phẩm, ví dụ, sự kết hợp của các yêu cầu khác nhau về làm mát hoặc đông lạnh — cũng làm tăng sự phức tạp của việc quản lý kho hàng.

Nếu cách duy nhất để đáp ứng các yêu cầu dịch vụ một cách nhất quán là thêm nhân viên kho hàng, thì đây cũng là lúc để xem xét một WMS, Boykin nói.

Khi các sản phẩm quan trọng đối với mắt xích tiếp theo trong chuỗi cung ứng, chẳng hạn như các thành phần cần thiết để duy trì hoạt động của nhà máy sản xuất, thì có thể cần một WMS để thúc đẩy độ chính xác và đáp ứng kịp thời. Điều này cũng đúng đối với các sản phẩm thiết yếu, như nhiều thiết bị y tế.

Tuy nhiên, trước khi đầu tư vào WMS, hãy đánh giá xem liệu bạn có thể giải quyết các thách thức một cách hiệu quả hơn bằng cách tận dụng các tính năng chưa được sử dụng trong các hệ thống hiện có hoặc thông qua các tiện ích bổ sung của bên thứ ba hay không, Tom Singer, chủ nhiệm của Tompkins International, một công ty tư vấn chuỗi cung ứng cho biết.

Allyson Griffin, Giám đốc ngành của Oracle cho biết: “Một WMS có khả năng tối ưu hóa hoạt động kho hàng ngày và cung cấp hiệu quả các tính nâng quản lý kho hàng, giúp tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách cung cấp khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực, WMS có thể giảm lượng hàng tồn kho và tăng hiệu quả dịch vụ khách hàng. Nó cũng có thể tạo ra các tuyến chọn hàng hiệu quả hơn, tăng tốc độ quay vòng hàng tồn kho và giảm chi phí vận chuyển hàng tồn kho. Tính logic cao trong WMS có thể giúp sắp xếp hợp lý các quy trình gửi đến, chuyển giao và chọn hàng, ngoài ra cũng hoàn thiện các quy trình khác.

Một WMS có thể cải thiện năng suất bằng cách giảm bớt các hoạt động dựa trên giấy tờ và thực hiện nhiệm vụ theo hướng hệ thống chỉ định công nhân dựa trên ba điểm P: quyền, ưu tiên và gần. Nếu một pallet cần chuyển từ kho sang khu vực lấy hàng, WMS có thể đánh giá mức độ ưu tiên của công việc này, đánh giá công nhân nào có khả năng di chuyển nó và xác định những người gần pallet nhất. Tính năng thông minh này giúp giảm thời gian và lỗi của chu kỳ đặt hàng.

Tuy nhiên, việc cố gắng hoặc nóng vội tận dụng tất cả những tính năng của một WMS có thể dẫn đến một dự án khó khả thi và thậm chí là không bao giờ kết thúc. Nhìn chung, sẽ hiệu quả hơn nếu tập trung vào một số chức năng cụ thể để đáp ứng các mục tiêu theo lộ trình. “Thay vì thỏa mãn ngay 100 vấn đề, hãy tập trung trước mắt và 8 đến 12 vấn đề cần nhất” – Gilmore nói.

Trong thực tế, các dự án triển khai WMS thành công thường có xu hướng được dẫn dắt bởi chính các doanh nghiệp là những người trực tiếp kinh doanh, hơn là các nhà cung cấp dịch vụ CNTT. Các đơn vị kinh doanh nên cùng nhau xác định cách thức hoạt động của hệ thống đối với họ và tác động đến hoạt động sản xuất, kinh doanh thực  của họ thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào các nhà cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin.

Bất kỳ tổ chức nào có ý định lấn sân sang thị trường WMS đều phải biết được mục tiêu và những khó khăn rất lớn để đạt được mục tiêu đó.  Việc xác định nhà cung cấp và giải pháp WMS tốt nhất đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và nguồn lực.

Các giải pháp ở Cấp độ 3 ít tốn kém nhất và chủ yếu chỉ theo dõi và xác nhận những hàng hóa đã nhận, chọn và vận chuyển. Tiến lên bước nữa, nhiều giải pháp Cấp độ 2 có thể cung cấp công việc được định hướng để tiếp nhận, tạm dừng và tái nhập kho cũng như một số tiện ích tối ưu hóa công việc. Nhiều tiện ích cung cấp khả năng báo cáo và cổng thông tin khách hàng. Tuy nhiên, một số chức năng của hệ thống ở cấp độ 2 có thể bị hạn chế.

Các giải pháp Cấp độ 1 nổi bật về “độ sâu và chất lượng của chúng,” Troianello nói. Chúng cung cấp các biện pháp kiểm soát phức tạp hơn đối với các luồng đặt hàng, phân bổ lao động và khả năng dự báo, đồng thời cung cấp thời gian phản hồi mạnh mẽ ở tất cả các khối lượng giao dịch. Tuy nhiên, hệ thống ở cấp độ này có chi phí khá cao, thậm chí cần một số thủ tục liên quan đến license và triển khai.

Giá trị thực của việc báo cáo là khả năng nhìn thấy những gì đang xảy ra trong nhà kho. Vì vậy, báo cáo tốt nhất nên cung cấp chế độ xem đảm bảo việc chỉ đạo và kiểm soát kịp thời, toàn diện các hoạt động của kho hàng, do đó, các vấn đề cần được xác định và giải quyết nhanh chóng. Giải pháp hệ thống phải cung cấp khả năng đi sâu vào chi tiết và xác định các hành động để giải quyết các thách thức trong quản trị kho hàng.

Một khi các công ty cài đặt WMS, họ thường cần một thời gian để tăng cường hoặc thu được lợi ích về năng suất trước khi họ nhận thấy lợi tức đầu tư. Điều này có thể kéo dài từ một tháng đến một năm — hoặc lâu hơn nữa. Gilmore cho biết thêm: “Khi kiểm tra các tài liệu tham khảo, hãy hỏi thời gian phải bỏ ra để đạt được một giá trị nhất định mà bạn hướng tới.

Giái pháp kinh doanh thông minh (BI) có thể giúp một hoạt động được xem xét ở cả góc độ nhìn về phía trước và phía sau. Jon Kuerschner, phó chủ tịch tư vấn chuỗi cung ứng của Körber Supply Chain, cho biết: “BI tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc nhìn vào “gương chiếu hậu” của bạn để cải thiện hiệu suất trong tương lai. Ban giám đốc có thể sử dụng dữ liệu để xác định xu hướng, tiến hành phân tích theo từng giai đoạn và xác định các bước hành động”.

Thông tin kinh doanh cũng là chìa khóa để dự báo những thay đổi trong tương lai, chẳng hạn như biến động hàng tồn kho theo mùa. Jarrett Leesch, phó chủ tịch cấp cao về phát triển kinh doanh quốc tế và bán hàng của Körber cho biết: “Điều này ngày càng trở nên quan trọng khi lượng dữ liệu liên quan đến một hoạt động tăng lên”.

Vì nhà kho ngày càng cần kết nối với các mắt xích khác trong chuỗi cung ứng nên WMS cũng vậy. Ví dụ, một WMS có thể kết hợp phản hồi của khách hàng về doanh số bán hàng, để nhà kho có thể điều chỉnh lịch trình vận chuyển của mình không? Boykin nói: “Chúng tôi đang hướng tới việc kết nối các nhà kho và trung tâm phân phối trong toàn bộ chuỗi cung ứng”.

Mặc dù một nhà cung cấp vệ tinh (thường gọi là vendor) thiếu kinh nghiệm không đồng nghĩa với việc họ sẽ phá vỡ các thỏa thuận hoặc không thể tham gia vào hệ thống này của bạn, nhưng rõ ràng những người có kinh nghiệm sẽ thích nghi với hệ thống mới một cách dễ dàng, thuận tiện hơn. “Kinh nghiệm trong ngành của vendor đã được chứng minh giúp đảm bảo rằng các chức năng cần thiết có sẵn mà không cần sửa đổi tùy chỉnh,” Singer nói. Ngoài ra, thành công của các vendor trong một ngành thường giúp phát triển thêm chức năng cho ngành dọc đó.

Mặc dù WMS có thể cải thiện hoạt động của kho gần như ngay từ đầu, nhưng giá trị thực có xu hướng tích lũy theo thời gian, khi các tổ chức liên tục sửa đổi quy trình của họ. Điều đó đòi hỏi một lộ trình nâng cấp vững chắc. Troianello nói: “Mỗi WMS đều có một đường dẫn nâng cấp, nhưng chúng đôi khi phức tạp đến mức các công ty không muốn hoặc không kiên trì thực hiện. Trước khi chọn một giải pháp, hãy nghiên cứu kỹ lộ trình nâng cấp để xây dựng kế hoạch phù hợp cho mình”.

Cùng với công nghệ mạnh mẽ, đáng tin cậy, việc triển khai thành công thường phụ thuộc vào mối quan hệ với nhà cung cấp. Reichert gợi ý nên đánh giá một số thuộc tính, bao gồm mức độ phản hồi và tương tác của nhà cung cấp WMS xem liệu họ có cam kết tìm ra giải pháp tối ưu  cho trường hợp của công ty bạn hay không, ngay cả khi điều đó có nghĩa là mỗi bên phải giảm đi một chút quyền lợi trước mắt của mình.

Đào tạo kỹ lưỡng là chìa khóa cho sự thành công của việc vận hành một WMS. Nếu người dùng không hiểu đầy đủ về cách WMS hoạt động, nhiều khả năng họ sẽ quay lại cách xử lý cũ khi có vấn đề phát sinh. Ngoài ra, đừng ngại lùi thời hạn triển khai để làm cho đúng từng bước một. Điều chỉnh các nguyên tắc cũ là rất cần thiết, thậm chí các nguyên tắc mới cũng phải tùy chỉnh theo hoàn cảnh thực tế.

Để đạt được nhiều lợi ích nhất từ WMS, hãy thành lập một nhóm cải tiến liên tục gồm những người có thể xác định và triển khai các cách để tận dụng hơn nữa các tính năng của hệ thống. Xét cho cùng, một khi bạn đầu tư vào WMS, bạn nên lập kế hoạch để thu được càng nhiều lợi ích từ hệ thống đó càng tốt.